PCネットワークサポートブログ
2026.06.24
AIでメール作成がもっと楽に！生成AIセミナーでお伝えしていること
みなさんこんにちは。
ブログ担当30番です。
最近すっかり夏らしくなってきましたね。
外に出ると少し歩いただけでも汗ばむ日が増えて、オフィスのクーラーが本当にありがたく感じます。
みなさんも、水分をしっかり取って体調には気をつけてくださいね。
さて、最近テレビやニュースで「生成AI」という言葉をよく聞くようになりました。
なんとなくすごそうだけど、自分の仕事にはあまり関係ないかな……と思っている方も多いのではないでしょうか。
実は私、社外のお客様向けに「生成AI活用セミナー」の講師をさせていただくことがあります。
AIを初めて触る方にも実際の画面を見ながら分かりやすくお伝えする内容です。
セミナーで特に驚かれるのが仕事で使うメール文章をAIに作ってもらう実演です。
たとえば、取引先へのお詫びメールや、少し丁寧に伝えたい内容のメールを書くとき、言葉選びに迷うことはありませんか？
「失礼のない言い方になっているかな」
「もう少しやわらかい表現にしたいな」
「結局いつも同じような文章になってしまうな」
メールを1通書くだけでも、意外と時間がかかるものです。
そんなときにAIを使うと、文章のたたき台を作ってくれるのでとても助かります。
AIにお願いするときのコツは難しくありません。
次の3つを伝えるだけでかなり文章が作りやすくなります。
1つ目は、自分の立場。
たとえば「会社の事務担当です」と伝えます。
2つ目は、誰に送るメールなのか。
たとえば「取引先の担当者様へ」と入れます。
3つ目は、何を伝えたいのか。
たとえば「商品の発送が遅れるため、お詫びのメールを作りたい」と伝えます。
この3つを入れるだけで、AIがメールのたたき台を作ってくれます。
もちろん、そのまま送るのではなく、最後は自分で内容を確認することが大切です。
またAIを使うときに必ず気をつけたいのが、個人情報や社外秘の情報をそのまま入力しないことです。
お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、契約内容、見積金額など、外部に出してはいけない情報は入力しないようにしましょう。
実名ではなく「お客様」「取引先」「担当者様」のように置き換えて使うと安心です。
AIは少し難しそうに感じるかもしれませんが、使い方を知れば、日々の事務作業を助けてくれる便利な道具になります。
「会社でも一度試してみたい」
「実際の画面を見ながら使い方を知りたい」
そう思われた方は、ぜひベンハウスの「生成AI活用セミナー」にご参加ください。
画面右側にある「生成AIセミナー申し込み」ボタンからご予約いただけます。
AIやパソコンにあまり慣れていない方にも、ゆっくり分かりやすくお伝えしますので安心してお越しください。
それでは、ブログ担当30番でした。
